Posted on

Elektronikus számla befogadása,kiállítása,tárolása

Elektronikus számla

Jelenleg két számla típust különböztetünk meg egymástól az egyik a papír alapú hagyományos számla, a másik az elektronikus számla.

Elektronikus számla befogadása

Fontos, hogy Önnek nem kötelező elektronikus számlát befogadni!

Az elektronikus számla befogadásáról minden esetben írásban állapodjon meg partnerével.

Elektronikus számla kiállítása

Amennyiben elektronikus számlát állít ki, javasoljuk, hogy partnerét minden esetben tájékoztassa, hogy részére elektronikus számlát kíván kiállítani. A tájékoztatás történhet szóban és írásban is, de mint jól tudjuk a szó elszáll az írás marad, így utóbbit javasoljuk.

Az elektronikus számla a kötelező adattartalmon felül digitális aláírást és időbélyeget tartalmaz, hisz ez a megoldás biztosítja, hogy a számla tartalma nem változott. 

Az elektronikus számlán lévő aláírást és időbélyeget minden esetben ellenőrizze!!!

Mi történik abban az esetben, ha az elektronikus számlán nincs időbélyeg és elektronikus aláírás?

Ez bizony elég nagy probléma, hiszen ebben az esetben a partnereknek közösen kell biztosítani írásban a számla kiállítását és befogadását leíró eljárást, amellyel biztosítható, hogy a számla eredeti és sértetlen. – ha józan paraszti ésszel átgondolja az ember, kb. lehetetlen így ezt a megoldást nagyon nem javasoljuk partnereink számára!

Elektronikus számla tárolása

Fontos: A befogadott elektronikus számlát elektronikusan kell tárolni!!! 

Nincs értelme az elektronikus számlát kinyomtatni, mert ugye az már nem minősül a nyomtatást követően elektronikus számlának.

A befogadott elektronikus számlák tárolásáról Önnek kell gondoskodnia!

Tudta, hogy a megőrzési idő függetlenül attól, hogy papír alapú, vagy digitális a számla
8 év!

Jogszabályi háttér

A digitális archiválás szabályairól a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezik.

Az elektronikus számlák tárolása során Önnek kell megoldania, hogy

  • az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét
  • meg kell akadályoznia, hogy az elektronikus dokumentumokat kitöröljék, vagy megsemmisüljenek, beleértve a jogosulatlan hozzáférést és a véletlenszerűséget is.
  • önnek kell biztosítania a megőrzési idő végéig, hogy a dokumentumok értelmezhetőek, olvashatóak, megnyithatóak legyenek. (beleértve, a hardver, szoftver környezetet)

Az elektronikus aláírásról szóló törvény lehetőséget ad arra, hogy Ön a fenti feladatok ellátásával archiválási szolgáltató bízzon meg!

A BSys Sign + BSys Archive szolgáltatások komplex és hosszútávú megoldást biztosítanak!

  • az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott fokozott biztonságú elektronikus aláírást alkalmazunk
  • minden egyes dokumentumot minősített szolgáltató által kibocsájtott időbélyegzővel látunk el
  • rendszerünk zárt, egyirányú, és írásvédett tárolást biztosít