Mivel tudjuk a papír alapú dokumentumokat érkeztetni automatikusan?
Hát az Emma DocuAnalyst – Intelligens dokumentumkezelő szoftverrel a dokumentumok érkeztetése könnyebb, mint gondolnád.
Mi a lényege ennek a szoftvernek?
A beérkező papír alapú vagy digitális dokumentumok elemzésen esnek át, amely automatikusan kiszűri a leglényegesebb információkat.
VIR rendszer: A Vezetői Információs Rendszer (VIR) az intézmény vezetői és felsővezetői számára kialakított korszerű adattárház alapú informatikai rendszer. Célja az intézmény vezetőinek pontos információkkal való kiszolgálása, döntés-előkészítését támogatása.
Amik megkönnyítik a munkát…
- Minimalizálni tudja a cég az emberi erőforrást
- Éjjel-nappal működik, ezáltal
- Felgyorsítja az adminisztrációs folyamatokat
- Könnyen kezelhető
- Bármilyen böngészőből elérhető
Hogyan működik?
A szoftvert első használatkor be kell tanítani, amit úgy tehetünk meg, hogy 10-20 darab azonos típusú dokumentumot töltünk fel. A betanítást követően vagy a böngészőfüggetlen webes felületen, vagy SFTP-n, vagy rögtön a szkennerből akár tömegesen is tudunk dokumentumokat érkeztetni, feltölteni.
Majd létrehozhatunk különböző, saját magunk által testreszabott mappákat, amelyekhez a felhasználó előre megadhatja a legfontosabb adatokat, melyeket az adott típusú dokumentumból szeretne kinyerni.
Innentől a DocuAnalyst a lényeges információkat kinyeri a dokumentumokból. A felhasználó az elkészült feldolgozásról kap egy értesítést, akinek nincs más feladata, mint a webes felületen ellenőrizni az így kapott eredményt.
Egyéb funkciók
- Másolatokat is tudunk létrehozni a dokumentumokból, amik ugyanúgy visszakereshetőek és digitálisan tárolhatóak.
- Elektronikusan alá tudjuk írni, illetve időbélyeggel ellátni a dokumentumokat.
- Sablonokat tudunk létrehozni.
- Marketinges levelek kiszanálására is képes.
Diákok és megváltozott munkaképességűek foglalkoztatása
A dokumentumok érkeztetése és szkennelése akár diákokkal vagy megváltozott munkaképességű dolgozókkal is könnyedén megoldható, a folyamat elsajátításához nincs szükség különösebb tapasztalatra. Ha elkészültek a szkenneléssel, akkor a papír alapú dokumentumokat iratmegsemmisítővel meg lehet semmisíteni.
Dokumentumok sablonizálása
A beérkező és felszkennelt dokumentumokat akár sablonizálni is tudjuk.
A kérdés az, hogy:
- Az összes információ kell-e belőle?
- Bizonyos adatok például index adatokra van csak szükségünk belőle?
Példaként itt a sablon nyomtatványokat lehet megemlíteni.