Hogyan segíti a projektmenedzser szoftver a KKV-k munkáját?
A projektmenedzsment az erőforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szakterület. Célja, hogy az erőforrások által végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai. A projektmenedzsment szoftver több projektet foglal össze egy helyen. Kis- és közép vállalkozásnak, azaz KKV-nak hívjuk azt a vállalkozást, amelyben az összes foglalkoztatottak létszáma 250 főnél kevesebb, valamint éves nettó ár bevétele legfeljebb 50 millió eurónak megfelelő forint összeg.
A projektmenedzsment szoftverben egy adott projektnél láthatjuk a feladat készültségét százalékos formában. Ez azért fontos, mert a projektek mindig határidőhöz vannak kötve. Többek között láthatjuk az alvállalkozókat, hogy éppen melyik cég dolgozik be és milyen feladatban vesz részt, a dolgozók napi díjait, valamint egy Gantt diagramot is. Ez a diagram megmutatja a projekt kezdetének és befejezésének dátumát, ezen belül, hogy bizonyos feladatok mikor kezdődnek és fejeződnek be. Megmutatja az esetleges csúszásokat, a határidőket és a kintlévőségeket is.
Láthatjuk az alvállalkozók státuszait a várakozótól egészen a kész státuszig. Az alvállalkozók elvégezhetnek a projektből bizonyos feladatokat, de akár ki adhatjuk az egész projektet is nekik bizonyos százalékért cserébe. Megjegyzéseket is írhatunk egymásnak egy-egy projekthez, így a csapat munka is gördülékenyebb lehet. A projektmenedzsment szoftverben követhetjük a projektek státuszait is egészen az élő projekttől az archivált projektig. Ez azért fontos, mert láthatjuk az adott projekt állapotát, a hiányzó dokumentumokat, ha a kiküldött árajánlatra nem érkezett visszajelzés vagy az ügyfél nem tud döntést hozni valamiben. A pénzügyi rész is jobban átlátható így, hiszen rögzíthetjük a teljesítési igazolásokat, a számla küldést és fizetést, a vállalási árat és a már kifizetett összegeket, de prioritásokat is kezelhetünk.
Előnyök
- világos kép a folyamatokról és teljesítményükről
- igazodás az ügyféligényekhez
- idő, erőforrások és költség szempontjából a hatékonyság növelése
- a láthatatlan folyamatok feltárása és felügyelete
- rugalmasság, gyors reagálás