Posted on

Dokumentumkezelés – Digitális dokumentumtár

dokumentum

A digitális dokumentumtár azért hasznos,mert...

A DocuAnalyst egy intelligens dokumentumkezelő, ami a beérkező papíralapú és digitális dokumentumokat érkezteti és dolgozza fel automatikusan a rendszerbe. A lényege, hogy a vállalat irányítási rendszerbe minél előbb bekerüljenek a dokumentumok. Ezután a dokumentumok egy intelligens elemzésen mennek keresztül. Ahhoz, hogy ez az automatikus feldolgozás működni tudjon első körben szükségünk lesz az adatokra. Ezekből egy sablont tudunk készíteni, ami alapján a dokumentumokat tudja rendszerezni a program. 

ocr
Intelligens dokumentumkezelés

A sablon elkészítéséhez szükség van 10-20 darab azonos típusú dokumentumra, hogy a szoftver betanítását a felhasználó el tudja végezni. Ehhez dokumentum típusokat kell létrehozni, azaz különböző megnevezésű mappákat (például: titkárság, pénzügy, stb.). Az index adatok alapján a rendszer automatikusan a megfelelő mappához fogja hozzáadni a dokumentumokat. A tanítás során a rendszer megtanulja, hogy a dokumentumon belül hol találja meg a lényeges adatokat, illetve típusonként összegyűjti a releváns kulcsszavakat. Ennek a segítségével a későbbiekben feltöltött adatokat tudja rendszerezni a digitális dokumentumtárban. Ezeket a beérkező dokumentumokat fel tudjuk címkézni és tudjuk moveolni, azaz mozgatni és copyzni, tehát másolni is. A digitális dokumentumtárban az elő irat és utóirat kezelése is lehetséges. Az elő iratok közé tartoznak többek közt a szállító levelek vagy egy bizonylat a banktól. Az utóiratok közé tartoznak a szerződések, teljesítés igazolások vagy akár egy tesztjegyzőkönyv is.  A digitális dokumentumtárnak köszönhetően a papír alapú dokumentumokat csak be kell szkennelni, utána a dokumentumokat meg is lehet semmisíteni, iratmegsemmisítővel. 

A rendszer ezeket a dokumentumokat akár 5-8 évig is képes elraktározni, így könnyen megkereshető bármely dokumentum a rendszerben. Ennek köszönhetően nem kell az irattárban megkeresni az évekkel ezelőtti dokumentumokat, mert elég a rendszerben rákeresni. A dokumentumokon elhelyezhető elektronikus aláírás vagy időbélyeg is, így akár ezek alapján is kereshetünk egy dokumentumot. Az adatok automatizált kinyerésével a manuális munka teljes mértékben kiváltható, mert a szoftver éjjel-nappal dolgozhat, ezáltal az adminisztrációs feladatok felgyorsulnak.

dokumentum
Kattints a képre és ismerd meg a BSys DocuAnalyst.

Kérdése van? Forduljon hozzánk bizalommal!

Posted on

Email csatolmányok automatikus feldolgozása soha nem volt még ilyen egyszerű…

DocuAnalyst

Bizonyára már Ön is találkozott az alábbi problémákkal

 

MenupontVállalati problémák…

 

  • Gyakorta emailben tárolódnak cég szinten fontos dokumentumok
  • Fontos email elveszik
  • Email csatolmányt nem találja a kolléga
  • Email csatolmányokra szinte lehetetlen keresni
  • Email csatolmányban szereplő adatokat, csak hosszas idővel sikerül kinyerni
Mérges ügyvezető

Emma DocuAnalyst - A megoldás!

Megoldásunkkal egy gombnyomással indexálhatja emailben tárolt dokumentumait

 

MenupontMegoldás egy karnyújtásnyira Öntől…

 

  • Email fiókból a dokumentumok automatikusan áttöltésre kerülnek a 
  • DocuAnalyst  -be
  • Az áttöltést követően automatikusan feldolgozásra kerülnek a DocuAnalyst  segítségével
  • A feldolgozást követően a dokumentum bekerül a megfelelő DocuAnalyst  mappába
  • Sőt, a dokumentum indexálásra is kerül, így később sokkal gyorsabban megtalálhatja az Ön által keresett fontos információkat
DocuAnalyst a megoldás

Ugye milyen egyszerű...

Csatolmányok áttöltése

Ha fontos a pontosság...

Szoftverfrissítésünket követően a mai naptól minden felhasználónk számára az összes index adat mellett kijelzésre kerül a dokumentum feldolgozás pontossága.

Büszkék vagyunk rá, hogy egyre több dokumentumnál sikerül elérnünk a 100%-os pontosságot.

BerényiSoft
Innováció – Kereskedelem – Szoftver