A digitális dokumentumtár azért hasznos,mert...
A DocuAnalyst egy intelligens dokumentumkezelő, ami a beérkező papíralapú és digitális dokumentumokat érkezteti és dolgozza fel automatikusan a rendszerbe. A lényege, hogy a vállalat irányítási rendszerbe minél előbb bekerüljenek a dokumentumok. Ezután a dokumentumok egy intelligens elemzésen mennek keresztül. Ahhoz, hogy ez az automatikus feldolgozás működni tudjon első körben szükségünk lesz az adatokra. Ezekből egy sablont tudunk készíteni, ami alapján a dokumentumokat tudja rendszerezni a program.
A sablon elkészítéséhez szükség van 10-20 darab azonos típusú dokumentumra, hogy a szoftver betanítását a felhasználó el tudja végezni. Ehhez dokumentum típusokat kell létrehozni, azaz különböző megnevezésű mappákat (például: titkárság, pénzügy, stb.). Az index adatok alapján a rendszer automatikusan a megfelelő mappához fogja hozzáadni a dokumentumokat. A tanítás során a rendszer megtanulja, hogy a dokumentumon belül hol találja meg a lényeges adatokat, illetve típusonként összegyűjti a releváns kulcsszavakat. Ennek a segítségével a későbbiekben feltöltött adatokat tudja rendszerezni a digitális dokumentumtárban. Ezeket a beérkező dokumentumokat fel tudjuk címkézni és tudjuk moveolni, azaz mozgatni és copyzni, tehát másolni is. A digitális dokumentumtárban az elő irat és utóirat kezelése is lehetséges. Az elő iratok közé tartoznak többek közt a szállító levelek vagy egy bizonylat a banktól. Az utóiratok közé tartoznak a szerződések, teljesítés igazolások vagy akár egy tesztjegyzőkönyv is. A digitális dokumentumtárnak köszönhetően a papír alapú dokumentumokat csak be kell szkennelni, utána a dokumentumokat meg is lehet semmisíteni, iratmegsemmisítővel.
A rendszer ezeket a dokumentumokat akár 5-8 évig is képes elraktározni, így könnyen megkereshető bármely dokumentum a rendszerben. Ennek köszönhetően nem kell az irattárban megkeresni az évekkel ezelőtti dokumentumokat, mert elég a rendszerben rákeresni. A dokumentumokon elhelyezhető elektronikus aláírás vagy időbélyeg is, így akár ezek alapján is kereshetünk egy dokumentumot. Az adatok automatizált kinyerésével a manuális munka teljes mértékben kiváltható, mert a szoftver éjjel-nappal dolgozhat, ezáltal az adminisztrációs feladatok felgyorsulnak.
