Digitális transzformáció DocuAnalyst támogatással
A DocuAnalyst egy intelligens dokumentumkezelő, amely a beérkező digitális és a papíralapú dokumentumokat érkezteti és dolgozza fel automatikusan a rendszerben. Ezután a dokumentumok keresztül mennek egy intelligens elemzésen, hogy a vállalat irányítási rendszerbe minél előbb bekerüljenek. Ahhoz, hogy az automatikus feldolgozás működni tudjon, szükség van azokra az adatokra, amelyek alapján majd sablont tudunk készíteni. A sablon elkészítéséhez szükség van 10-20 darab azonos típusú dokumentumra, hogy a szoftver betanítását a felhasználó el tudja végezni. A tanítás során a rendszer megtanulja, hogy egy adott dokumentumon hol találja meg a lényeges adatokat. Típusonként összegyűjti a releváns kulcsszavakat, amelyek segítségével a későbbiekben feltöltött dokumentumokat tudja rendszerezni a digitális dokumentumtárban.
A digitális transzformáció nem más, mint a vásárlói élmény, illetve az üzleti folyamatok javítása, új folyamatok kialakítása digitális technológiák segítségével.
A digitális transzformáció célja a hatékony és gyors reagálás a megváltozott üzleti és piaci igényekre, vagyis nemcsak a régi módszerek javítását, hanem azok újragondolását is magában foglalja. A papír alapú dokumentumokból körülbelül 90-98% pontossággal készíti el a digitális formát, ehhez csak szkennelésre van szükség. A digitális transzformáció során már 100% a pontosság, viszont felelősséget kell vállalni rá, hogy megegyezik a papír formátum a digitális formátummal. Például, ha van elgépelési hiba vagy hiányzik egy ékezet a papír formátumon, akkor a digitálison is ugyan így kell megjelennie. A digitális formátumból is tudunk papír formátumot készíteni. Erre jó példa lehet például a munkaszerződés módosítás. Az adatok automatizált kinyerésével a manuális munka teljes mértékben kiváltható, hiszen a szoftver éjjel-nappal dolgozhat. Ezáltal az adminisztrációs feladatok felgyorsulnak. A digitális tárolásnak köszönhetően könnyen elő kereshetőek a dokumentumok. Az irattárban nem kell elő keresni az évekkel ezelőtti dokumentumokat, hiszen elég a rendszerben megkeresni.