dokumentum - BerényiSoft Kft.

Digitális transzformáció DocuAnalyst támogatással

A DocuAnalyst egy intelligens dokumentumkezelő, amely a beérkező digitális és a papíralapú dokumentumokat érkezteti és dolgozza fel automatikusan a rendszerben. Ezután a dokumentumok keresztül mennek egy intelligens elemzésen, hogy a vállalat irányítási rendszerbe minél előbb bekerüljenek. Ahhoz, hogy az automatikus feldolgozás működni tudjon, szükség van azokra az adatokra, amelyek alapján majd sablont tudunk készíteni. A sablon elkészítéséhez szükség van 10-20 darab azonos típusú dokumentumra, hogy a szoftver betanítását a felhasználó el tudja végezni. A tanítás során a rendszer megtanulja, hogy egy adott dokumentumon hol találja meg a lényeges adatokat. Típusonként összegyűjti a releváns kulcsszavakat, amelyek segítségével a későbbiekben feltöltött dokumentumokat tudja rendszerezni a digitális dokumentumtárban.

A digitális transzformáció nem más, mint a vásárlói élmény, illetve az üzleti folyamatok javítása, új folyamatok kialakítása digitális technológiák segítségével.

A digitális transzformáció célja a hatékony és gyors reagálás a megváltozott üzleti és piaci igényekre, vagyis nemcsak a régi módszerek javítását, hanem azok újragondolását is magában foglalja. A papír alapú dokumentumokból körülbelül 90-98% pontossággal készíti el a digitális formát, ehhez csak szkennelésre van szükség. A digitális transzformáció során már 100% a pontosság, viszont felelősséget kell vállalni rá, hogy megegyezik a papír formátum a digitális formátummal. Például, ha van elgépelési hiba vagy hiányzik egy ékezet a papír formátumon, akkor a digitálison is ugyan így kell megjelennie. A digitális formátumból is tudunk papír formátumot készíteni. Erre jó példa lehet például a munkaszerződés módosítás. Az adatok automatizált kinyerésével a manuális munka teljes mértékben kiváltható, hiszen a szoftver éjjel-nappal dolgozhat. Ezáltal az adminisztrációs feladatok felgyorsulnak. A digitális tárolásnak köszönhetően könnyen elő kereshetőek a dokumentumok. Az irattárban nem kell elő keresni az évekkel ezelőtti dokumentumokat, hiszen elég a rendszerben megkeresni.

Kérdése van? Forduljon hozzánk bizalommal!

Mi is az a dokumentum indexálás?

A DocuAnalyst egy intelligens dokumentumkezelő, ami a beérkező papíralapú vagy digitális dokumentumokat juttatja be automatikusan a rendszerbe.

Ezek a dokumentumok egy intelligens elemzésen mennek keresztül. Ahhoz, hogy ez a rendszer automatikusan működni tudjon, először szükség van azokra az adatokra, amelyek alapján majd egy sablont tud készíteni. A vállalati dokumentumok indexálásához szükség van 10-20 azonos típusú dokumentumra, hogy a szoftver betanítását a felhasználó el tudja végezni. A tanítás során a rendszer megtanulja, hogy a dokumentumon belül hol találja meg a lényeges adatokat. Ezek alapján fogja majd elvégzi a rendszerezést.

A vállalati dokumentumok indexálásához sablonizálás szükséges. A sablonizálásra két lehetőség van. Az egyik, amikor a dokumentumból az összes információra szükség van a másik amikor csak a lényeges adatokra, tehát index adatokra van szükség, mint a sablon nyomtatványok. Ehhez különböző mappákat kell létrehozni, mint például munkaügy és könyvelés, majd az index adatok alapján a rendszer automatikusan a megfelelő mappához fogja hozzá adni a dokumentumokat. Megadhatjuk az adattípusokat is, mint például azt, hogy a dátum nemzetközi formátumban legyen feltüntetve. Minden mappához a felhasználó előre megadhatja a legfontosabb adatokat. A feltöltött dokumentumokat a háttérben a DocuAnalyst algoritmusa feldolgozza és így a vállalati dokumentumok indexálásával a lényeges információkat a felhasználó számára kinyeri. Az adatok automatizált kinyerésével a manuális munka teljes mértékben kiváltható, mert a szoftver éjjel-nappal dolgozhat. Így az adminisztrációs feladatok felgyorsulnak, hiszen elég a papír alapú dokumentumokat csak beszkennelni.

A szkennelés után a dokumentumok megsemmisíthetőek az iratmegsemmisítővel, hiszen a rendszer ezeket a dokumentumokat képes akár 5-8 évig is eltárolni, így nincs szükség iktatásra és irattárra sem. A digitális tárolásnak köszönhetően a dokumentumok könnyen elő kereshetőek, hiszen nem kell az irattárban keresni az évekkel ezelőtti dokumentumokat. A dokumentumokon elhelyezhető elektronikus aláírás vagy időbélyeg is. A marketing célú leveleket ki válogatja, tehát ezeket nem fogja a mappákhoz hozzáadni.