Vállalati dokumentumok indexálása
A DocuAnalyst egy intelligens dokumentumkezelő, ami a beérkező papíralapú vagy digitális dokumentumokat juttatja be automatikusan a rendszerbe.
Ezek a dokumentumok egy intelligens elemzésen mennek keresztül. Ahhoz, hogy ez a rendszer automatikusan működni tudjon, először szükség van azokra az adatokra, amelyek alapján majd egy sablont tud készíteni. A vállalati dokumentumok indexálásához szükség van 10-20 azonos típusú dokumentumra, hogy a szoftver betanítását a felhasználó el tudja végezni. A tanítás során a rendszer megtanulja, hogy a dokumentumon belül hol találja meg a lényeges adatokat. Ezek alapján fogja majd elvégzi a rendszerezést.
A vállalati dokumentumok indexálásához sablonizálás szükséges. A sablonizálásra két lehetőség van. Az egyik, amikor a dokumentumból az összes információra szükség van a másik amikor csak a lényeges adatokra, tehát index adatokra van szükség, mint a sablon nyomtatványok. Ehhez különböző mappákat kell létrehozni, mint például munkaügy és könyvelés, majd az index adatok alapján a rendszer automatikusan a megfelelő mappához fogja hozzá adni a dokumentumokat. Megadhatjuk az adattípusokat is, mint például azt, hogy a dátum nemzetközi formátumban legyen feltüntetve. Minden mappához a felhasználó előre megadhatja a legfontosabb adatokat. A feltöltött dokumentumokat a háttérben a DocuAnalyst algoritmusa feldolgozza és így a vállalati dokumentumok indexálásával a lényeges információkat a felhasználó számára kinyeri. Az adatok automatizált kinyerésével a manuális munka teljes mértékben kiváltható, mert a szoftver éjjel-nappal dolgozhat. Így az adminisztrációs feladatok felgyorsulnak, hiszen elég a papír alapú dokumentumokat csak beszkennelni.
A szkennelés után a dokumentumok megsemmisíthetőek az iratmegsemmisítővel, hiszen a rendszer ezeket a dokumentumokat képes akár 5-8 évig is eltárolni, így nincs szükség iktatásra és irattárra sem. A digitális tárolásnak köszönhetően a dokumentumok könnyen elő kereshetőek, hiszen nem kell az irattárban keresni az évekkel ezelőtti dokumentumokat. A dokumentumokon elhelyezhető elektronikus aláírás vagy időbélyeg is. A marketing célú leveleket ki válogatja, tehát ezeket nem fogja a mappákhoz hozzáadni.
