Posted on

Dokumentumkezelés – Digitális dokumentumtár

dokumentum

A digitális dokumentumtár azért hasznos,mert...

A DocuAnalyst egy intelligens dokumentumkezelő, ami a beérkező papíralapú és digitális dokumentumokat érkezteti és dolgozza fel automatikusan a rendszerbe. A lényege, hogy a vállalat irányítási rendszerbe minél előbb bekerüljenek a dokumentumok. Ezután a dokumentumok egy intelligens elemzésen mennek keresztül. Ahhoz, hogy ez az automatikus feldolgozás működni tudjon első körben szükségünk lesz az adatokra. Ezekből egy sablont tudunk készíteni, ami alapján a dokumentumokat tudja rendszerezni a program. 

ocr
Intelligens dokumentumkezelés

A sablon elkészítéséhez szükség van 10-20 darab azonos típusú dokumentumra, hogy a szoftver betanítását a felhasználó el tudja végezni. Ehhez dokumentum típusokat kell létrehozni, azaz különböző megnevezésű mappákat (például: titkárság, pénzügy, stb.). Az index adatok alapján a rendszer automatikusan a megfelelő mappához fogja hozzáadni a dokumentumokat. A tanítás során a rendszer megtanulja, hogy a dokumentumon belül hol találja meg a lényeges adatokat, illetve típusonként összegyűjti a releváns kulcsszavakat. Ennek a segítségével a későbbiekben feltöltött adatokat tudja rendszerezni a digitális dokumentumtárban. Ezeket a beérkező dokumentumokat fel tudjuk címkézni és tudjuk moveolni, azaz mozgatni és copyzni, tehát másolni is. A digitális dokumentumtárban az elő irat és utóirat kezelése is lehetséges. Az elő iratok közé tartoznak többek közt a szállító levelek vagy egy bizonylat a banktól. Az utóiratok közé tartoznak a szerződések, teljesítés igazolások vagy akár egy tesztjegyzőkönyv is.  A digitális dokumentumtárnak köszönhetően a papír alapú dokumentumokat csak be kell szkennelni, utána a dokumentumokat meg is lehet semmisíteni, iratmegsemmisítővel. 

A rendszer ezeket a dokumentumokat akár 5-8 évig is képes elraktározni, így könnyen megkereshető bármely dokumentum a rendszerben. Ennek köszönhetően nem kell az irattárban megkeresni az évekkel ezelőtti dokumentumokat, mert elég a rendszerben rákeresni. A dokumentumokon elhelyezhető elektronikus aláírás vagy időbélyeg is, így akár ezek alapján is kereshetünk egy dokumentumot. Az adatok automatizált kinyerésével a manuális munka teljes mértékben kiváltható, mert a szoftver éjjel-nappal dolgozhat, ezáltal az adminisztrációs feladatok felgyorsulnak.

dokumentum
Kattints a képre és ismerd meg a BSys DocuAnalyst.

Kérdése van? Forduljon hozzánk bizalommal!

Posted on

Papír alapú dokumentumok érkeztetése automatikusan

Intelligens dokumentumkezelés

Mivel tudjuk a papír alapú dokumentumokat érkeztetni automatikusan?

Hát az Emma DocuAnalyst – Intelligens dokumentumkezelő szoftverrel a dokumentumok érkeztetése könnyebb, mint gondolnád.

Mi a lényege ennek a szoftvernek?

A beérkező papír alapú vagy digitális dokumentumok elemzésen esnek át, amely automatikusan kiszűri a leglényegesebb információkat.

VIR rendszer: A Vezetői Információs Rendszer (VIR) az intézmény vezetői és felsővezetői számára kialakított korszerű adattárház alapú informatikai rendszer. Célja az intézmény vezetőinek pontos információkkal való kiszolgálása, döntés-előkészítését támogatása.

Amik megkönnyítik a munkát…

  • Minimalizálni tudja a cég az emberi erőforrást
  • Éjjel-nappal működik, ezáltal
  • Felgyorsítja az adminisztrációs folyamatokat
  • Könnyen kezelhető
  • Bármilyen böngészőből elérhető
Intelligens dokumentumkezelés
Kattints a képre, ha több információt szeretnél megtudni megoldásunkról!

Hogyan működik?

A szoftvert első használatkor be kell tanítani, amit úgy tehetünk meg, hogy 10-20 darab azonos típusú dokumentumot töltünk fel. A betanítást követően vagy a böngészőfüggetlen  webes felületen, vagy SFTP-n, vagy rögtön a szkennerből akár tömegesen is tudunk dokumentumokat érkeztetni, feltölteni.

Majd létrehozhatunk különböző, saját magunk által testreszabott mappákat, amelyekhez a felhasználó előre megadhatja a legfontosabb adatokat, melyeket az adott típusú dokumentumból szeretne kinyerni.

Innentől a DocuAnalyst a lényeges információkat kinyeri a dokumentumokból. A felhasználó az elkészült feldolgozásról kap egy értesítést, akinek nincs más feladata, mint a webes felületen ellenőrizni az így kapott eredményt.

Egyéb funkciók

  • Másolatokat is tudunk létrehozni a dokumentumokból, amik ugyanúgy visszakereshetőek és digitálisan tárolhatóak.
  • Elektronikusan alá tudjuk írni, illetve időbélyeggel ellátni a dokumentumokat.
  • Sablonokat tudunk létrehozni.
  • Marketinges levelek kiszanálására is képes.

Diákok és megváltozott munkaképességűek foglalkoztatása

A dokumentumok érkeztetése és szkennelése akár diákokkal vagy megváltozott munkaképességű dolgozókkal is könnyedén megoldható, a folyamat elsajátításához nincs szükség különösebb tapasztalatra. Ha elkészültek a szkenneléssel, akkor a papír alapú dokumentumokat iratmegsemmisítővel meg lehet semmisíteni.

Dokumentumok sablonizálása

A beérkező és felszkennelt dokumentumokat akár sablonizálni is tudjuk.

A kérdés az, hogy:

  1. Az összes információ kell-e belőle?
  2. Bizonyos adatok például index adatokra van csak szükségünk belőle?

Példaként itt a sablon nyomtatványokat lehet megemlíteni.

Kérdése van? Forduljon hozzánk bizalommal!

Posted on

Vállalati dokumentumok indexálása

projektmenedzsment

Mi is az a dokumentum indexálás?

A DocuAnalyst egy intelligens dokumentumkezelő, ami a beérkező papíralapú vagy digitális dokumentumokat juttatja be automatikusan a rendszerbe.

Ezek a dokumentumok egy intelligens elemzésen mennek keresztül. Ahhoz, hogy ez a rendszer automatikusan működni tudjon, először szükség van azokra az adatokra, amelyek alapján majd egy sablont tud készíteni. A vállalati dokumentumok indexálásához szükség van 10-20 azonos típusú dokumentumra, hogy a szoftver betanítását a felhasználó el tudja végezni. A tanítás során a rendszer megtanulja, hogy a dokumentumon belül hol találja meg a lényeges adatokat. Ezek alapján  fogja majd elvégzi a rendszerezést.

A vállalati dokumentumok indexálásához sablonizálás szükséges. A sablonizálásra két lehetőség van. Az egyik, amikor a dokumentumból az összes információra szükség van a másik amikor csak a lényeges adatokra, tehát index adatokra van szükség, mint a sablon nyomtatványok. Ehhez különböző mappákat kell létrehozni, mint például munkaügy és könyvelés, majd az index adatok alapján a rendszer automatikusan a megfelelő mappához fogja hozzá adni a dokumentumokat. Megadhatjuk az adattípusokat is, mint például azt, hogy a dátum nemzetközi formátumban legyen feltüntetve. Minden mappához a felhasználó előre megadhatja a legfontosabb adatokat. A feltöltött dokumentumokat a háttérben a DocuAnalyst algoritmusa feldolgozza és így a vállalati dokumentumok indexálásával a lényeges információkat a felhasználó számára kinyeri. Az adatok automatizált kinyerésével a manuális munka teljes mértékben kiváltható, mert a szoftver éjjel-nappal dolgozhat. Így az adminisztrációs feladatok felgyorsulnak, hiszen elég a papír alapú dokumentumokat csak beszkennelni. 

A szkennelés után a dokumentumok megsemmisíthetőek az iratmegsemmisítővel, hiszen a rendszer ezeket a dokumentumokat képes akár 5-8 évig is eltárolni, így nincs szükség iktatásra és irattárra sem. A digitális tárolásnak köszönhetően a dokumentumok könnyen elő kereshetőek, hiszen nem kell az irattárban keresni az évekkel ezelőtti dokumentumokat. A dokumentumokon elhelyezhető elektronikus aláírás vagy időbélyeg is. A marketing célú leveleket ki válogatja, tehát ezeket nem fogja a mappákhoz hozzáadni.

szemét, kuka, iratmegsemmisítő

Kérdése van? Forduljon hozzánk bizalommal!